martes, 31 de marzo de 2009

Plan Semanal: Actualización sobre Metas Diarias

Hace dos semanas empecé a fijarme metas diarias. Funcionó bien, pero descubrí que llevar un plan semanal es mucho más efectivo.

Con las metas diarias aprendí a tener presente que tareas son más importantes. Ahora es mucho más fácil decidir que tarea desechar si me quedo sin tiempo o si aparece un nuevo asunto urgente.

Otra de las características positivas de las metas diarias es que al contar sólo con 24 horas sientes una mayor necesidad de ser eficiente. Quieres hacer el mayor número posible de tareas porque eres consciente de que el tiempo es escaso.

Esto puede funcionar a corto plazo. Pero llega un momento en que has trabajado con urgencia tantos días que empiezas a sentirte agotado por el estrés . Además, pesar de que terminas muchas tareas, no parecen tener un efecto significativo en tu vida.

La semana pasada escribí un artículo sobre la diferencia entre lo importante y lo urgente. Espero que te fuera útil. Para mi lo fue. :)

Antes de escribirlo pensaba que todo iba bien. Después de todo casi siempre, cumplía las metas que me marcaba para el día, estaba más activo y tenía más energía.

Pero me di cuenta de que lo que hacía cada día seguía siendo lo mismo que antes. Lo único que había cambiado era que sabía que actividades sacrificar si era necesario.

Y a veces tenía que hacerlo. Cuando se me presentaba una oportunidad nueva la tomaba. Luego no me quedaba tiempo para una tarea de menor importancia y la eliminaba.

El problema es que este método no prevé ninguna forma de recuperar esas tareas perdidas. Su control se limita a un día cada vez.

Por eso pensé que sería mejor trabajar con una semana de tiempo en lugar de limitarme a un sólo día.


Cómo hacer un plan semanal

Los domingos por la tarde me siento delante del ordenador. Abro una hoja de excel en la que he escrito mis prioridades y una hoja de mi agenda que abarca una semana.

Debajo de cada una de las áreas que son relevantes para mi, escribo, primero, las tareas que son importantes y urgentes, después, las que son importantes pero no urgentes.

Luego, coloco las tareas en el plan semanal. Cuanto más importante considero un área de mi vida, más pronto en la semana y en el día situaré esas tareas.

Pero cuidado, usa el sentido común. Hay tareas que se hacen mejor en algunos momentos de la semana y a determinadas horas del día.

Por ejemplo, no tiene sentido, salvo excepciones, que el lunes hables 4 horas por teléfono con tu familia desde el trabajo y que luego hagas en casa lo que no pudiste sólo porque la familia está antes en tu lista de prioridades.

Presta atención a tu eficacia para completar cada tarea. ¿No te concentras después de comer? Entonces evita actividades que impliquen pensar mucho a esa hora. Seguro que puedes encontrar otra que rellene el hueco.


Acaba con el estrés

Hacer hoy tareas importantes pero no urgentes reduce la carga de tareas importantes y urgentes de mañana. Estas últimas son las que más estrés generan.

Pero recuerda que también puedes sentir estrés cuando quieres hacer demasiadas actividades en un mismo día. La clave está en el autocontrol.

Aprende a limitar el número de tareas a completar cada semana. No tienes que llenar cada minuto del plan. Ten en cuenta que durante los próximos siete días también tendrás que hacer otras cosas como acudir a las reuniones o citas que ya acordaste o hacer frente a imprevistos.

Ten en cuenta también el componente humano de la ecuación. Eres más efectivo en algunos momentos de la semana y bajo determinadas condiciones. Descubre cuáles son óptimas para cada tarea.

¿No calculas bien el tiempo que te toma cada tarea?

No te preocupes. Cuánto más trabajes realizando tus planes semanales más exactos serán. Es sólo cuestión de tiempo.

Alguien que lo probó me dijo que llevar un plan semanal le ha ayudado a utilizar mejor el tiempo pero que exige mucha disciplina y es difícil de mantener a largo plazo.

No creo que sea tan necesaria la disciplina. Por lo que me comentó, puede que el problema fuera que intentaba mantener un plan sin cambios durante toda la semana y sin capacidad de maniobra para imprevistos.

En cualquier caso, el motor que permite seguir un plan semanal es tener claras tus prioridades en la vida. Eso es lo que le da sentido a tanta planificación.

Los 30 días de plan semanal son para mi un desafío personal. Si lo pruebas y tienes alguna sugerencia o te encuentras algún problema en el camino no dudes en contactarme.

¿Y tú? ¿Ya haces un plan semanal?

miércoles, 25 de marzo de 2009

Importante vs Urgente

Hay veces en las que al final del día te sientes como si, a pesar de haber estado haciendo muchas cosas, no hubieras conseguido nada verdaderamente importante para ti.

Notas como se te acumulan tareas e intentas terminar primero lo que tiene una fecha límite cercana. Lo demás, incluidas lo que mejoraría tu vida sustancialmente, sigue esperando. Algunas cosas por demasiado tiempo. A mí también me ha pasado.

Para salir de esta situación, tuve que aceptar algo muy sencillo pero a la vez muy duro. Aceptar que no tengo tiempo para hacer todo lo que me gustaría.

Antes de descubrir esto intenté toda clase de técnicas para ser más productivo y tener más tiempo, incluido dormir dos horas al día en lugar de las ocho a las que estaba acostumbrado. Nada de eso me permitió reducir la lista de tareas pendientes.

Fue entonces cuando me di cuenta de que habría cosas que se quedarían para siempre sin hacer.

No sirve de nada engañarse. Si no eres consciente del problema, ¿cómo vas a buscar una solución? Ahora, al menos, tienes la oportunidad de decidir qué se queda sin hacer.


Lista de objetivos

El primer paso para hacer tomar esta decisión es tener algo sobre lo que decidir. Haz una lista de todas esas tareas pendientes y piensa que objetivos tiene cada una. ¿Qué metas te ayudan a alcanzar cada una de estas actividades?

Para que la lista sea más completa también puedes recorrer el camino inverso. Piensa que metas quieres alcanzar y después las tareas a realizar para lograrlo.


¿Qué es verdaderamente importante para ti?

El motivo por el que necesitas prescindir de algunas actividades es la falta de tiempo. Imagínate el caso más extremo de falta de tiempo. Tienes tan poco, que sólo puedes alcanzar uno de entre todos los objetivos que tienes. De los que escribiste en el paso anterior, ¿cuál eliges?

La idea de tener que renunciar a todo menos a un objetivo es una idea que no me gustaba nada pero cuando me obligué a decidir me di cuenta de que era mucho más fácil de lo que creía. En el fondo sabemos lo que queremos.

Ahora que sabes cuál es para ti el objetivo más importante, vuelve a imaginarte la situación anterior. ¿Qué objetivo añadirías al primero si sólo pudieras elegir uno?

Continúa el proceso hasta que tengas ordenados por importancia tus objetivos. Haz lo mismo con las tareas dentro de cada objetivo.


¿Qué es más urgente?

Yo suelo pensar en tres tipos de urgencia pero si te funciona mejor con dos no dudes en hacerlo.

Las tareas más urgentes son las que tienen una fecha límite fija y muy cercana para la cantidad de trabajo que tienes que hacer.

No tendrás problema en reconocer este primer grupo. Son esas tareas con las que te estresas al pensar en ellas.

Cuanto menor sea esta relación trabajo/tiempo menos urgente será la tarea. Si no te pones de los nervios al pensar en una actividad, lo más probable es que esté en este grupo.

Por último, yo uso una categoría intermedia para las tareas que me ponen nervioso pero para las que sé que puedo pedir un aplazamiento. En la práctica este grupo es como el de tareas urgentes.


¿Qué hacer primero?

Ya sabes qué objetivos y tareas son más importantes y urgentes y cuáles lo son menos. Si combinamos la importancia con la urgencia obtenemos 4 cuadrantes distintos que Stephen Covey describe en su libro “Los siete hábitos de las personas altamente efectivas”:

1.Importante y urgente
2.Importante pero no urgente
3.No importante pero urgente
4.Ni importante ni urgente

Parece evidente que es mejor hacer primero las actividades del primer cuadrante y dejar para el final las del cuarto. Pero, ¿qué hacer primero, las del cuadrante segundo o las del tercero?

Recuerda la reflexión con la que empezaba este post. No tenemos tiempo para hacerlo todo, así que quédate con lo importante y, si te sobra tiempo, haz algo de lo que es urgente.

La ventaja del enfoque de Covey es que si hoy terminas las tareas del segundo cuadrante nunca llegarán a estar en el primero, que es dónde mayor estrés se genera.

Además, ahora sentirás que tus actividades son realmente útiles para algo que te importa en lugar de estresarte con tareas que aunque parezcan importes sólo son urgentes.

¿Y tú? ¿Le das prioridad a lo importante o a lo urgente?

miércoles, 18 de marzo de 2009

Metas diarias

Desde hace tiempo vengo intentando aprovechar mejor el tiempo. De los métodos que he probado hasta ahora, este es el que mejores resultados me ha dado.

Plantearte metas a largo plazo es útil para no perder el norte, para tener siempre en cuenta que es lo que realmente te interesa alcanzar. El problema es que estos objetivos no suelen ser lo suficientemente operativos como para que sepas que es lo que tienes que hacer cada día hasta alcanzar tu meta.

Si no das los pasos necesarios para alcanzar el objetivo que te has marcado, acabas desesperándote.

Es en ese punto donde las metas diarias se hacen tan útiles.

Repasa tu lista de metas a largo plazo. ¿Cuáles son más importantes para ti? Si no lo tienes claro puedes acabar siendo muy eficiente haciendo cosas que no quieres. Como decía una persona con mucho estrés de la que oí hablar, es la sensación de “ir de aquí para allá, para nada”.

A continuación haz una lista de tareas que te ayudarían a conseguir tus metas. No es necesario que te imagines todos los pasos hasta el final.
Cuando hay tanto tiempo por medio tus previsiones no tienen porque ser exactas, así que no te obsesiones con los detalles.
Es suficiente con que sepas cuáles son las siguientes dos o tres acciones a realizar. El único requisito es que sean tareas que puedas completar en un día. Por eso se llaman metas diarias. ;)

Por último, elige, cada noche antes de acostarte, un máximo de 4 tareas. Las que consideres más importantes. Luego, asignales un momento del día para realizarlas y vete a la cama.

Las tareas más importantes no tienen porque ser las más difíciles. No te engañes.

No importa si las tareas consumen mucho o poco tiempo, lo indispensable es que les des prioridad a las más importantes. Aunque si crees que la mayoría de tus metas diarias son demasiado grandes puede que te convenga dividirlas en otras más pequeñas.

¿Te has dado cuenta al día siguiente de que dispones de la mitad de tiempo del que pensabas? No importa. Aún sabes que tareas son las más importantes. Quédate con ellas y elimina el resto.

Aunque sólo alcances una de tus metas diarias, será la más importante así que podrás irte a la cama con satisfacción de haberlo hecho lo mejor que has podido con los recursos que tienes a tu disposición. Mucho más gratificante que simplemente alcanzar metas sin criterio. ¿No crees?

Hasta ahora he aplicado esta técnica días sueltos y me he sentido más motivado y productivo. A partir de hoy voy a probar a hacerlo durante 30 días seguidos.
Si me gustan los resultados mantendré el hábito. Si no, al menos he tenido una experiencia interesante y productiva.
En ambos casos voy a escribir sobre lo que experimente. Así, además, te puede resultar útil a ti. ☺

¿Y tú? ¿Te pones metas diarias?

martes, 10 de marzo de 2009

Hi World

Desde hace tiempo me vengo interesando por el desarrollo personal. Al principio leyendo algunos blogs, luego leyendo algunos libros, otras veces reflexionando sobre mis propias experiencias.

Hace unas semanas me di cuenta de que la mayoría de las cosas que estaban en español no me gustaban. Lo que he encontrado ha sido muy "new age" y sin aplicabilidad para gente practica como yo. Eso me había llevado a leer muchos en inglés sobre este tema y a tomar la decisión de transmitir lo que había aprendido en mi lengua materna.

Quiero hacer una web entera sobre desarrollo personal para contar lo que leyendo, los progresos que hago y también los tropiezos que tengo.

Mientras que aprendo a hacer la página web me conformo con un blog prefabricado. La plataforma que más me gusta es wordpress pero para evitar aplazar eternamente el inicio del blog he empezado con blogspot.

Escribir sobre desarrollo personal me motiva y me hace pensar sobre los pasos que voy dando. Además me ayuda a ser constante y aportar algo valioso al mundo. Por eso, creo que empezar este blog es una de las mejores cosas que puedo hacer.