Notas como se te acumulan tareas e intentas terminar primero lo que tiene una fecha límite cercana. Lo demás, incluidas lo que mejoraría tu vida sustancialmente, sigue esperando. Algunas cosas por demasiado tiempo. A mí también me ha pasado.
Para salir de esta situación, tuve que aceptar algo muy sencillo pero a la vez muy duro. Aceptar que no tengo tiempo para hacer todo lo que me gustaría.
Antes de descubrir esto intenté toda clase de técnicas para ser más productivo y tener más tiempo, incluido dormir dos horas al día en lugar de las ocho a las que estaba acostumbrado. Nada de eso me permitió reducir la lista de tareas pendientes.
Fue entonces cuando me di cuenta de que habría cosas que se quedarían para siempre sin hacer.
No sirve de nada engañarse. Si no eres consciente del problema, ¿cómo vas a buscar una solución? Ahora, al menos, tienes la oportunidad de decidir qué se queda sin hacer.
Lista de objetivos
El primer paso para hacer tomar esta decisión es tener algo sobre lo que decidir. Haz una lista de todas esas tareas pendientes y piensa que objetivos tiene cada una. ¿Qué metas te ayudan a alcanzar cada una de estas actividades?
Para que la lista sea más completa también puedes recorrer el camino inverso. Piensa que metas quieres alcanzar y después las tareas a realizar para lograrlo.
¿Qué es verdaderamente importante para ti?
El motivo por el que necesitas prescindir de algunas actividades es la falta de tiempo. Imagínate el caso más extremo de falta de tiempo. Tienes tan poco, que sólo puedes alcanzar uno de entre todos los objetivos que tienes. De los que escribiste en el paso anterior, ¿cuál eliges?
La idea de tener que renunciar a todo menos a un objetivo es una idea que no me gustaba nada pero cuando me obligué a decidir me di cuenta de que era mucho más fácil de lo que creía. En el fondo sabemos lo que queremos.
Ahora que sabes cuál es para ti el objetivo más importante, vuelve a imaginarte la situación anterior. ¿Qué objetivo añadirías al primero si sólo pudieras elegir uno?
Continúa el proceso hasta que tengas ordenados por importancia tus objetivos. Haz lo mismo con las tareas dentro de cada objetivo.
¿Qué es más urgente?
Yo suelo pensar en tres tipos de urgencia pero si te funciona mejor con dos no dudes en hacerlo.
Las tareas más urgentes son las que tienen una fecha límite fija y muy cercana para la cantidad de trabajo que tienes que hacer.
No tendrás problema en reconocer este primer grupo. Son esas tareas con las que te estresas al pensar en ellas.
Cuanto menor sea esta relación trabajo/tiempo menos urgente será la tarea. Si no te pones de los nervios al pensar en una actividad, lo más probable es que esté en este grupo.
Por último, yo uso una categoría intermedia para las tareas que me ponen nervioso pero para las que sé que puedo pedir un aplazamiento. En la práctica este grupo es como el de tareas urgentes.
¿Qué hacer primero?
Ya sabes qué objetivos y tareas son más importantes y urgentes y cuáles lo son menos. Si combinamos la importancia con la urgencia obtenemos 4 cuadrantes distintos que Stephen Covey describe en su libro “Los siete hábitos de las personas altamente efectivas”:
1.Importante y urgente
2.Importante pero no urgente
3.No importante pero urgente
4.Ni importante ni urgente
Parece evidente que es mejor hacer primero las actividades del primer cuadrante y dejar para el final las del cuarto. Pero, ¿qué hacer primero, las del cuadrante segundo o las del tercero?
Recuerda la reflexión con la que empezaba este post. No tenemos tiempo para hacerlo todo, así que quédate con lo importante y, si te sobra tiempo, haz algo de lo que es urgente.
La ventaja del enfoque de Covey es que si hoy terminas las tareas del segundo cuadrante nunca llegarán a estar en el primero, que es dónde mayor estrés se genera.
Además, ahora sentirás que tus actividades son realmente útiles para algo que te importa en lugar de estresarte con tareas que aunque parezcan importes sólo son urgentes.
¿Y tú? ¿Le das prioridad a lo importante o a lo urgente?
Buena reflexión otro punto que podemos considerar es que el 90% quizás más de las cosas Urgentes son importantes para una tercera persona y no para nosotros, las cosas importantes son las que se alinean con nuestra declaración de misión que Covey establece en su segundo hábito (Comenzar con el fin en la mente), por eso trabajar en el primer cuadrante implica trabajar en la misión de otra persona y no en nuestra misión, establecer prioridades es lo que nos permite utilizar eficazmente el poco tiempo del cual disponemos,
ResponderEliminarSaludos
Jimmy Canelones