Plan Semanal: Actualización sobre Metas Diarias

Hace dos semanas empecé a fijarme metas diarias. Funcionó bien, pero descubrí que llevar un plan semanal es mucho más efectivo.

Con las metas diarias aprendí a tener presente que tareas son más importantes. Ahora es mucho más fácil decidir que tarea desechar si me quedo sin tiempo o si aparece un nuevo asunto urgente.

Otra de las características positivas de las metas diarias es que al contar sólo con 24 horas sientes una mayor necesidad de ser eficiente. Quieres hacer el mayor número posible de tareas porque eres consciente de que el tiempo es escaso.

Esto puede funcionar a corto plazo. Pero llega un momento en que has trabajado con urgencia tantos días que empiezas a sentirte agotado por el estrés . Además, pesar de que terminas muchas tareas, no parecen tener un efecto significativo en tu vida.

La semana pasada escribí un artículo sobre la diferencia entre lo importante y lo urgente. Espero que te fuera útil. Para mi lo fue. :)

Antes de escribirlo pensaba que todo iba bien. Después de todo casi siempre, cumplía las metas que me marcaba para el día, estaba más activo y tenía más energía.

Pero me di cuenta de que lo que hacía cada día seguía siendo lo mismo que antes. Lo único que había cambiado era que sabía que actividades sacrificar si era necesario.

Y a veces tenía que hacerlo. Cuando se me presentaba una oportunidad nueva la tomaba. Luego no me quedaba tiempo para una tarea de menor importancia y la eliminaba.

El problema es que este método no prevé ninguna forma de recuperar esas tareas perdidas. Su control se limita a un día cada vez.

Por eso pensé que sería mejor trabajar con una semana de tiempo en lugar de limitarme a un sólo día.


Cómo hacer un plan semanal

Los domingos por la tarde me siento delante del ordenador. Abro una hoja de excel en la que he escrito mis prioridades y una hoja de mi agenda que abarca una semana.

Debajo de cada una de las áreas que son relevantes para mi, escribo, primero, las tareas que son importantes y urgentes, después, las que son importantes pero no urgentes.

Luego, coloco las tareas en el plan semanal. Cuanto más importante considero un área de mi vida, más pronto en la semana y en el día situaré esas tareas.

Pero cuidado, usa el sentido común. Hay tareas que se hacen mejor en algunos momentos de la semana y a determinadas horas del día.

Por ejemplo, no tiene sentido, salvo excepciones, que el lunes hables 4 horas por teléfono con tu familia desde el trabajo y que luego hagas en casa lo que no pudiste sólo porque la familia está antes en tu lista de prioridades.

Presta atención a tu eficacia para completar cada tarea. ¿No te concentras después de comer? Entonces evita actividades que impliquen pensar mucho a esa hora. Seguro que puedes encontrar otra que rellene el hueco.


Acaba con el estrés

Hacer hoy tareas importantes pero no urgentes reduce la carga de tareas importantes y urgentes de mañana. Estas últimas son las que más estrés generan.

Pero recuerda que también puedes sentir estrés cuando quieres hacer demasiadas actividades en un mismo día. La clave está en el autocontrol.

Aprende a limitar el número de tareas a completar cada semana. No tienes que llenar cada minuto del plan. Ten en cuenta que durante los próximos siete días también tendrás que hacer otras cosas como acudir a las reuniones o citas que ya acordaste o hacer frente a imprevistos.

Ten en cuenta también el componente humano de la ecuación. Eres más efectivo en algunos momentos de la semana y bajo determinadas condiciones. Descubre cuáles son óptimas para cada tarea.

¿No calculas bien el tiempo que te toma cada tarea?

No te preocupes. Cuánto más trabajes realizando tus planes semanales más exactos serán. Es sólo cuestión de tiempo.

Alguien que lo probó me dijo que llevar un plan semanal le ha ayudado a utilizar mejor el tiempo pero que exige mucha disciplina y es difícil de mantener a largo plazo.

No creo que sea tan necesaria la disciplina. Por lo que me comentó, puede que el problema fuera que intentaba mantener un plan sin cambios durante toda la semana y sin capacidad de maniobra para imprevistos.

En cualquier caso, el motor que permite seguir un plan semanal es tener claras tus prioridades en la vida. Eso es lo que le da sentido a tanta planificación.

Los 30 días de plan semanal son para mi un desafío personal. Si lo pruebas y tienes alguna sugerencia o te encuentras algún problema en el camino no dudes en contactarme.

¿Y tú? ¿Ya haces un plan semanal?